Privacy Policy – Chatbot

§ 1 Verantwortlicher und Geltungsbereich

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Daikon Solutions (UG) haftungsbeschränkt

Garzweilerweg 16

50829 Köln, Deutschland

Tel.: +49 1575 1369214

E-Mail: contact@daikon-solutions.de

Website: www.daikon-solutions.de

Diese Datenschutzerklärung gilt für unseren Chatbot, welcher auf den Homepages unserer Geschäftspartner implementiert ist.

§ 2 Grundsätze der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihr Alter, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse oder das Nutzerverhalten. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand einen) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B. durch Anonymisierung der Informationen, sind keine personenbezogenen Daten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (bspw. das Erheben, das Abfragen, die Verwendung, die Speicherung oder die Übermittlung) bedarf immer einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung. Verarbeitete personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde und keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten mehr zu wahren sind.

Sofern wir für die Bereitstellung bestimmter Angebote Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, informieren wir Sie nachfolgend über die konkreten Vorgänge, den Umfang und den Zweck der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die jeweilige Speicherdauer.

§ 3 Zweck der Datenverarbeitung

Daikon bietet Chatbot-Lösungen für Betreiber von Websites an. Wenn Sie als Besucher eine entsprechende Website aufrufen und den eingebetteten Chatbot nutzen, werden die folgenden Verarbeitungsschritte durchgeführt:

Die Verarbeitung umfasst unter anderem die Weiterleitung Ihrer Anfragen an externe Anbieter zur Verarbeitung, zum Abgleich von Produktinformationen und zur Optimierung der Antwortqualität. Die gesammelten Daten werden auch genutzt, um die Leistung unseres Chatbots und die Nutzererfahrung stetig zu verbessern.

§ 4 Art der verarbeiteten Daten & Rechtsgrundlage

Im Rahmen der Nutzung des Chatbots werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Eingegebene Inhalte (Prompts) & deren Zeitstempel
• IP-Adressen
• Browsertyp, Betriebssystem
• Chatverläufe (einschließlich aller Nachrichten und Antworten, die während der Nutzung ausgetauscht werden).

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Soweit sie zur Nutzung des Chatbots notwendig sind bzw. zur Verbesserung unseres Dienstes, zur Analyse von Nutzungsverhalten, Fehlermanagement und Missbrauchsabwehr.

§ 5 Weitergabe von Daten

Daikon verwendet Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur zur Erfüllung der von Ihnen angefragten Funktionalität unseres Chatbots. Im Rahmen der technischen Umsetzung bedienen wir uns spezialisierter IT-Dienstleister. Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nur insoweit, wie es für die Leistungserbringung erforderlich ist. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu anderen Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken, erfolgt nicht.

Einige unserer Dienstleister oder deren Subunternehmer haben ihren Sitz oder verarbeiten Daten in sogenannten Drittländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Dazu gehören insbesondere:

• OpenAI, L.L.C. (USA) zur Reformulierung von Nutzeranfragen, Vergleichssuche und Generierungen der finalen Antworten,
• Cohere Inc. (Kanada) zur Bewertung und Auswahl passender Ergebnisse,
• Zillis Inc. (USA) zur Bereitstellung der Dokumentendatenbank und Vergleichssuche mit der Nutzerfrage.

Die Übermittlung personenbezogener Daten in diese Drittländer erfolgt ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 44 ff. DSGVO. Dabei stellen wir sicher, dass entweder ein durch die EU-Kommission anerkannter Angemessenheitsbeschluss vorliegt (z. B. für Kanada) oder geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO bestehen – etwa durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln. Unsere Dienstleister sind vertraglich auf die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards verpflichtet.

Soweit eine Verarbeitung in der EU erfolgt (z. B. über Serverstandorte von AWS in der EU), stellen wir durch geeignete vertragliche, technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass die Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO eingehalten werden.

§ 6 Speicherdauer

Daikon speichert IP-Adressen, Chatverläufe und Metadaten bis zu 12 Monate, um Auswertungen dieser Daten zur Verbesserung des Systems zu ermöglichen. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen diese erfordern.

§ 7 Betroffenenrechte

Aus der DSGVO ergeben sich für Sie als Betroffener einer Verarbeitung personenbezogener Daten die folgenden Rechte:

• Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können insbesondere Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, über eine Übermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
• Gemäß Art. 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Das Recht aus Art. 18 DSGVO steht Ihnen auch zu, wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
• Gemäß Art. 20 DSGVO können Sie verlangen, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder Sie können die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
• Gemäß Art. 77 DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

§ 8 Widerspruchsrecht

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im Fall der Direktwerbung besteht für Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das von uns ohne Angabe einer besonderen Situation umgesetzt wird.

§ 9 Datensicherheit und Sicherungsmaßnahmen

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um eine Manipulation, einen Verlust oder einen Missbrauch Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden. Hierzu gehört unter anderem die Verwendung aktueller Verschlüsselungsstandards wie der gesicherten Datenübertragung über das HTTPS-Protokoll (TLS).

Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die o. g. Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht innerhalb unseres Verantwortungsbereichs liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können unverschlüsselt preisgegebene Daten – z. B. wenn dies per E-Mail erfolgt – von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers, die von ihm zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.